Việc sử dụng excel trong quản lý vận chuyển giúp cho việc quản lý đơn giản hơn, nhưng làm thế nào để quản lý vận tải đạt hiệu quả cao thì các bạn cùng giaiphapkhovan.vn tìm hiểu qua bài viết sau đây.
đối tượng được hướng đến sử dụng:
+ Xe container
+ Xe vận tải
Ưu điểm khi sử dụng tệp excel
+ Tệp excel được thiết kế dễ dàng và dùng dụng dễ dàng
+ File excel phù hợp với mọi công ty
+ Báo cáo tự động hàng tháng
Có nên quản lý vận chuyển bằng file Excel?
a.Nỗi lòng của người điều phối vận tải, quản lý vận tải
Toàn bộ các công việc của bên vận chuyển đều được sử dụng thông qua tệp excel, mọi giấy tờ hóa đơn liên quan nếu như không nên lưu lại khi tìm có khi bị mất.
Thế cho nên sử dụng excel trong quản lý vận chuyển vừa tiết kiệm được thời gian, giúp bạn không bị mất các thông tin trọng yếu và thêm nữa rất dễ dàng tra cứu thông tin.
Trong đó, sử dụng tệp excel còn nắm bắt được mọi công việc trong quản lý vận chuyển chẳng hạn như:
- Quản lý nhân viên – tài xế: gồm có thời gian xe xuất phát, công nợ, tạm ứng
- Quản lý tình trạng của xe: Theo dõi, kiểm soát được trạng thái của xe có bị hư hỏng gì không
- Quản lý trong lúc vận chuyển: Theo dõi hành trình vận tải, có đi qua nhiều địa điểm, tiêu hao nhiều xăng, dầu không.
- Doanh thu/ khoản chi
b. Có nên quản lý vận chuyển bằng file Excel hay không?
Quản lý vận tải là một trong những lĩnh vực khó cho nên người quản lý cần phải đủ khả năng, cập nhật thông tin , hành trình và doanh thu thật chính xác. Thế nhưng có nhiều đơn vị đang phân vân không biết có nên dùng file excel trong quản lý vận tải. Vậy tệp được dùng ra sao trong quản lý vận tải.
File excel trong quản lý vận chuyển hoàn toàn thích hợp với các cơ quan có quy mô nhỏ, với cách tính toán/ khâu giải quyết khó hiểu và còn dựa vào kinh nghiệm của mỗi quản lý.
Tuy vậy, cũng cần hạn chế giao tiếp với các hệ thống khác nhằm tránh nhầm lẫn, sai sót nhiều.
Như vậy, quản lý vận chuyển bằng file excel là một trong những hình thức hầu hết không nên đánh giá cao bởi nó có ít công dụng hơn so sánh với phần mềm quản lý vận tải.
Hơn nữa, dùng tệp excel khá tốn thời gian mà đạt kết quả tốt cung cấp không được cao.
Nên quản lý vận chuyển bằng tệp Excel hay ứng dụng quản lý vận tải?
Việc quản lý đội xe với hàng chục xe, hàng chục lộ trình, quản lý tài xế xe tải, quản lý tài xế xe container,.. Là một trong những nghiệp vụ vận tải khó hiểu. yêu cầu sự chuẩn xác, cập nhật nội dung theo thời gian thực, quản lý dòng tiền.
| STT | File Excel | Phần mềm quản lý vận chuyển |
| 1 | Thích hợp công ty vận tải có quy mô nhỏ | Phù hợp công ty vận chuyển có quy mô vừa & lớn |
| 2 | Giải quyết tính toán phức tạp | Xử lý tính toán, công thức, chuyên môn khó hiểu |
| 3 | Quản lý dựa vào kinh nghiệm | Quản lý toàn bộ trong một hệ thống |
| 4 | Nhiều nhân viên vận hành vận tải | Chỉ 1 phần mềm là đủ |
| 5 | Hạn chế ăn nói với các hệ thống khác | Đơn giản ăn nói với các hệ thống khác |
| 6 | Nhiều sai sót, năng lực tin cậy thấp | Ít sai sót, khả năng tin cậy cao |
| 7 | Không hiển thị vận tải | Hiển thị vận chuyển |
| 8 | Báo cáo vận tải thủ công: gọi điện, mail, SMS | Làm chủ nhiệt độ, điểm dừng, điểm nhận hàng, điểm giao hàng,…theo thời gian thực |
| 9 | Hạn chế nghiệp vụ | Quản lý xe tải container (cắt mooc, hoán chuyển container, kết hợp chuyến) |
| 10 | Không tích hợp ứng dụng di động | Tích hợp phần mềm di động, PC, máy tính bảng |
Điểm mạnh và điểm yếu khi dùng tệp excel
Ưu thế
Quản lý vận tải phụ thuộc vào tệp excel sẽ đưa đến cho bạn khá nhiều tiện ích cho việc quản lý, trong đó có thể kể đến các ưu điểm nổi bật như:
- Tiết kiệm chi phí: tệp excel là một trong những ứng dụng được thiết lập trên máy, vì lẽ đó bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu.
- File excel quản lý riêng biệt: Trong khi quản lý vận tải bằng file excel, thì các dữ liệu hoàn toàn được lưu vào một file riêng. nỗi lo này sẽ giúp cho các quản lý vận chuyển dễ tìm kiếm cũng như theo dõi tình hình.
- Cập nhật số liệu dễ dàng và nhanh chóng: Chỉ với vài thực hành các bước nhỏ mà quản lý vận tải hoàn toàn có thể cập nhật các số liệu dễ, nhanh và tiết kiệm được thời gian.
Yếu điểm
Ngoài những ưu điểm trên thì việc sử dụng tệp excel trong quản lý vận tải còn tồn tại nhiều hạn chế, nhiều khi nếu bạn không hề biết dùng sao cho đúng thì sẽ dẫn đến hậu quả khó lường.
Sau đây chính là một vài yếu điểm khi dùng file excel trong quản lý vận tải.
- Nếu như lượng tệp lớn dễ nhầm lẫn: thỉnh thoảng quản lý tệp excel có khối lượng lớn, số liệu nhiều thì rất có thể dẫn đến bị nhầm lẫn, sai sót. nếu như gặp phải trường hợp như vậy thì việc khắc phục hậu quả sẽ rất mất thời gian, công sức để sửa lại.
- Khó quản lý và tính bảo mật thấp: file excel quản lsy vận tải được lưu trữ trên máy tính chung nên hầu như ai cũng có thể vào sửa đổi số liệu, các dữ liệu. tuy nhiên, tệp này lại vẫn chưa có tính năng ghi lại lịch sử nên nếu như chỉnh sửa dữ liệu cũng khó thu thập lại được.
Do đó, do không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên dễ dẫn đến trạng thái bị thất thoát tài sản.
- Khó Kết hợp với báo cáo: một khi quản lý vận tải bằng tệp excel, quản lý sẽ khó trong việc theo dõi và báo cáo bởi tệp excel có hạn chế một vài tính năng nên nếu muốn dùng thì cần phải thao tác nhiều lần một lúc, dễ khiến cho bộ máy gặp sai sót, nhầm lẫn.
- kiểm duyệt khó khăn: Do tệp excel chỉ sử dụng được trên máy tính cho nên việc kiểm duyệt sẽ chông gai với bất tiện hơn. Quản lý sẽ khó hơn trong việc đối chiếu số liệu thực tế, để kiểm duyệt cho chuẩn xác và hợp với số liệu thì sẽ mất khá nhiều thời gian, công sức.
