7+ Cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Quản lý kho thực phẩm bao gồm các công việc kiểm soát hoạt động nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Tình trạng thất thoát, hư hỏng thực phẩm khiến cho doanh nghiệp tốn nhiều chi phí hơn. Do vậy cần có quy trình quản lý kho thực phẩm hiệu quả. Trong bài viết này, giaiphapkhovan.vn chia sẻ với bạn các cách quản lý kho thực phẩm tối ưu giúp quản lý chi phí, chống lãng phí, thất thoát.

Quản lý kho thực phẩm

Quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Quy trình quản lý kho 

Nhập kho

  • Tiếp nhận và kiểm tra giấy nhập kho.
  • Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
  • Khi hàng nhập kho phải được phân theo lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, kho lưu trữ.

Quản lý kho

  • Dựa trên hạn sử dụng, bố trí hàng hóa theo lô để sau này thuận tiện cho việc xuất kho.
  • Sử dụng phần mềm quản lý kho, nhập thông tin thực phẩm, thiết lập chức năng cảnh báo hàng hết hạn để xử lý kịp thời, tránh tình trạng vứt bỏ thực phẩm quá hạn sẽ gây lãng phí.
  • Sắp xếp hàng hóa ngăn nắp, cẩn thận, khoa học vì đồ thực phẩm rất dễ hư hỏng như rau, củ, quả,…
  • Lập sơ đồ kho chi tiết vị trí của các kệ hàng.
  • Tuân thủ các quy định trong kho về phòng cháy chữa cháy, an toàn khi lưu kho.
  • Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong kho ở đúng nhiệt độ, có thể phân vùng nhiệt độ để dễ quản lý.
Quản lý thực phẩm
Quản lý thực phẩm

Xuất kho

  • Tiếp nhận, kiểm tra phiếu xuất kho.
  • Hàng hóa chế biến hoặc pha chế như món ăn, đồ uống phải căn cứ vào định lượng để tạo ra chứng từ xuất kho dựa trên nguyên tắc FIFO hoặc FEFO.

Kiểm kê, báo cáo, thống kê

  • Kiểm kho định kỳ theo quy định để đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách.
  • Sau khi kiểm kho, tiến hành lập biên bản kiểm kho.
  • Thống kê hàng hóa và báo cáo với chủ doanh nghiệp. Bao gồm báo cáo xuất nhập tồn kho vật tư dự trữ và tổng hợp tồn kho.

Trên đây là quy trình quản lý kho thực phẩm cơ bản với các nguyên tắc. Để quản lý bài bản, chuyên nghiệp, hạn chế thất thoát, hư hỏng, lãng phí thực phẩm bạn sẽ cần các giải pháp để quản lý tốt hơn. Cùng tìm hiểu tiếp sau đây.

Cách quản lý kho thực phẩm hiệu quả

Thiết lập kho dễ quan sát

Kho thực phẩm cũng giống nhiều kho hàng khác về tình trạng rủi ro quá trình kiểm kê hàng. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc không gian kho quan sát khiến nhân viên dễ bị nhầm lẫn. Vì vậy, nên tối ưu không gian kho, thiết lập các vị trí để thực phẩm dễ quan sát, thuận tiện cho quá trình xuất, nhập, tồn kho, giao nhận hàng hóa. Từ đó sẽ giảm những tổn thất, hư hỏng không đáng có.

Thiết lập không gian kho để dễ quan sát
Thiết lập không gian kho để dễ quan sát (Ảnh: VTV1)

Sắp xếp kho thực phẩm khoa học

Hàng thực phẩm dễ hư hỏng và có hạn sử dụng ngắn. Do vậy cần sắp xếp khoa học để dễ dàng tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho để tiết kiệm thời gian, công sức. Tránh tình trạng để hàng hóa lộn xộn hoặc ở góc khuất. Khiến nhân viên kho có thể quên, gây lãng phí. Một số cách sắp xếp như:

  • Thực phẩm được sử dụng nhiều với số lượng lớn nên để ở vị trí gần cửa ra vào.
  • Dán bảng chỉ dẫn hàng hóa ở cửa kho để dễ nhận diện và tìm kiếm.
  • Phân khu rõ ràng và có sơ đồ kho, nhãn dán các vị trí để dễ quan sát và quản lý kho.
Sắp xếp khoa học
Sắp xếp khoa học

Tuân thủ nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO)

Hàng thực phẩm có đặc thù riêng, do vậy bạn nhập vào trước thì cũng cần xuất ra trước và ngược lại để đảm bảo thực phẩm không tồn kho lâu. Đặc biệt là hàng có hạn sử dụng, dễ hỏng hóc thì nguyên tắc này cần được áp dụng triệt để. Để thực hiện nguyên tắc này hiệu quả, kho thực phẩm cần được sắp xếp khoa học, ngăn nắp, có kệ lưu trữ.

Tồn kho tối ưu

Tồn kho quá lớn và quá lâu sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn vốn và doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập định mức tồn kho tối ưu. Có nghĩa là mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, số lượng mặt hàng đó không được xuống quá mức tối thiểu và cũng không vượt quá mức tối đa. Từ đó, trong quá trình quản lý kho thực phẩm bạn sẽ xử lý kịp thời các sự cố và tránh tồn kho quá mức quy định.

Lưu mã vạch

Sử dụng mã vạch trong quản lý kho thực phẩm sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm sản phẩm. Có hai cách để quản lý mã vạch:

Sử dụng mã vạch
Sử dụng mã vạch
  • Tạo file excel và nhập bằng tay dãy số. Tuy nhiên cách này thường mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
  • Sử dụng các phần mềm quản lý ko cùng máy quét mã vạch.

Kiểm kho định kỳ

Kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất nhập hàng thực phẩm để tránh thất thoát hàng hóa cũng hư nắm được hàng nào bị hư hỏng. Kiểm kho nên được thực hiện định kỳ 6 tháng 1 lần nhằm xác nhận số lượng, chất lượng của thực phẩm. Một số hình thức kiểm kê kho:

  • Kiểm kê thực tế: kiểm toàn bộ hàng trong kho cùng lúc. Thông thường chỉ thực hiện 1 lần/năm.
  • Kiểm tra tại chỗ: thường xuyên kiểm tra hàng hóa tại chỗ trong năm. Có nghĩa là chọn 1 mặt hàng bất kỳ, sau đó đối chiếu số sách với thực tế.
  • Kiểm tra theo chu kỳ: thực hiện mỗi quý, tháng, tuần hoặc mỗi ngày. Hàng có giá trị cao thì được kiểm kê thường xuyên hơn.

Quản lý bằng thẻ kho

Mỗi sản phẩm sẽ có thẻ kho để dễ dàng theo dõi số lượng nhập vào, xuất ra và tồn kho mỗi loại. Cách lập thẻ kho dựa vào mẫu của Bộ tài chính ban hành theo thông tư mới nhất. Thẻ kho khi được đóng thành quyển sẽ được gọi là sổ kho và phải có xác nhận của giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập hoặc xuất kho.

Trên đây là quy trình quản lý kho thực phẩm cũng như các giải pháp giúp bạn quản lý tối ưu và hiệu quả nhất. Nguyên vật liệu và hàng hóa thực phẩm thường có hạn sử dụng rất ngắn. Do vậy, doanh nghiệp bạn cần có các giải pháp để xử lý kịp thời nếu không muốn phải hủy bỏ gây lãng phí thực phẩm.