Quản lý kho thời trang như thế nào để hiệu quả?

Quản lý kho thời trang là công việc quan trọng đối với tất cả các cửa hàng, shop quần áo. Đặc thù của ngành đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích cỡ, loại vải nên rất dễ bị lẫn lộn. Theo đó, sản phẩm quần áo theo xu hướng, vòng đời ngắn nên các chủ shop cần chú ý đến tồn kho. Vậy làm sao để quản lý kho thời trang hiệu quả? Phương pháp nào để quản lý tồn kho? Cùng giaiphapkhovan.vn tìm hiểu ngay nhé!

Quản lý kho thời trang
Quản lý kho thời trang

 Quản lý kho thời trang như thế nào để hiệu quả?

Công việc kiểm kho thời trang thường khá phức tạp nếu như không có quy trình cụ thể. Bài toán đặt ra cho các chủ cửa hàng là hạn chế các sai sót về số liệu, tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tìm hàng, kiểm hàng. Bên cạnh đó là giữ cho mức tồn luôn tối ưu, đảm bảo có hàng khi cần, tránh tồn kho quá lâu dẫn đến lỗi thời và khó bán.

Đặc biệt với các nhà quản lý, chủ cửa hàng thời trang mới mở, chưa có kinh nghiệm thì vấn đề về quản lý và tồn kho sẽ rất khó khăn. Dưới đây chúng tôi đưa ra các phương pháp mà bạn có thể áp dụng để quản lý kho thời trang.

Phân loại hàng hóa theo nhóm

Việc đầu tiên bạn cần làm là phân loại hàng hóa theo từng nhóm. Ví dụ như nhóm áo, quần, váy, đầm,… Ở mỗi nhóm sản phẩm sẽ có cùng chủng loại, màu sắc, kích cỡ, chất vải. Tiếp đến là các thuộc tính nhỏ hơn trong nhóm. Ví dụ nhóm áo thì có áo thun, sơ mi, áo len, áo khoác,… Quan trọng là hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng, để ở khu vực riêng có tính khoa học.

Phân loại hàng hóa theo từng nhóm để quản lý
Phân loại hàng hóa theo từng nhóm để quản lý

Sử dụng mã vạch và in lên sản phẩm

Bạn nên quy ước một mã vạch tương ứng với mỗi nhóm của sản phẩm. Mã vạch có chức năng nhận diện đặc điểm của sản phẩm và nó theo sản phẩm cho đến khi được bán cho người tiêu dùng. Mã vạch cũng giúp chủ shop cập nhật liên tục các thông tin về sản phẩm như kích cỡ, màu sắc, chủng loại, loại vải nhanh chóng, đơn giản và chính xác. Đây cũng là cơ sở để kiểm kê hàng trong kho.

Cập nhật mã vạch cho quần áo
Cập nhật mã vạch cho quần áo (Hình: Internet)

Mã vạch được dán theo từng nhóm, lô hàng. Mỗi sản phẩm cùng loại được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Sau khi dán mã vạch lên sản phẩm thì bạn dùng máy quét mã vạch và phần mềm quản lý để nhận dạng và lưu trữ chúng. Nhờ vậy mà sau này khi muốn tra nguồn gốc, thông tin thì bạn có thể tìm chính xác và nhanh chóng. Đây là một trong những phương pháp quản lý kho thời trang tiêu chuẩn và hiệu quả hiện nay.

Sắp xếp hàng hóa hợp lý

Đối với bất kỳ kho hàng nào, sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý đều mang lại hiệu quả cao. Lợi ích lớn nhất mà bạn có thể thấy là quy trình kiểm kho cũng trở nên tiện lợi hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức. Diện tích kho hàng cũng được tối ưu. Nhờ vậy mà công việc quản lý kho thời trang trở nên hiệu quả. Trong kho cần bố trí lối đi tiện lợi để hỗ trợ quá trình di chuyển kiểm kê kho dễ dàng.

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học
Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học

Hãy thể hiện sự khoa học trong cách sắp xếp, phân chia kho thành từng kho nhỏ, mỗi khu chuyên về loại hàng hóa nhất định. Ví dụ như phân quần ở một khu, áo ở khu khác, váy ở khu các,… Đối với mỗi nhóm được phân cấp nhỏ hơn thì được sắp xếp gọn gàng.

Kiểm kê kho định kỳ

Tình trạng thất thoát là khó tránh khỏi. Do đó, để hạn chế tình trạng này, chủ shop thời trang cần nắm được số lượng thực tế hàng trong kho và số liệu được ghi chép. Dù chỉ sai lệch nhỏ thì bạn cũng cần tìm ra nguyên nhân để tránh thất thoát lần sau. Kiểm kê kho cũng giúp chủ cửa hàng nắm được tình trạng hiện tại, đưa ra quyết định xuất – nhập hay giảm giá để giảm lượng hàng tồn.

Kiểm tra kho định kỳ
Kiểm tra kho định kỳ

Ngoài ra, mỗi shop thời trang thường có nhiều nhân viên, thường những nhân viên mới sẽ chưa hiểu hết nghiệp vụ sắp xếp kho. Mỗi lần tìm kiếm, kiểm kê kho sẽ khó tránh trường hợp nhầm lẫn và ghi chép sai lệch. Vì vậy, kiểm kê kho là việc quan trọng để giải quyết vấn đề thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa,… Thời gian lý tưởng thường là từ 3-6 tháng/lần bạn nên kiểm tra kho.

Sử dụng phần mềm quản lý kho thời trang

Trước đây, sử dụng excel cho việc quản lý kho rất phổ biến. Nhưng nhược điểm của các file excel thường là dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn và tính bảo mật kém. Chính vì vậy mà hiện nay sử dụng các phần mềm để quản lý kho thời trang là giải pháp hữu hiệu. Với các phần mềm này bạn có thể:

  • Kiểm kê kho hàng hiệu quả, giám sát xuất, nhập, tồn kho.
  • Tối ưu chi phí lưu kho.
  • Giảm thất thoát hàng hóa tối đa.
  • Cảnh báo tồn kho.
  • Báo cáo chi tiết doanh thu, lợi nhuận.

Mỗi phần mềm sẽ được tích hợp thêm các chức năng, tiện ích khác nhau. Bạn có thể lựa chọn bản miễn phí hoặc trả phí nếu muốn sử dụng toàn bộ tiện ích. Nhưng quan trọng, bạn cần tìm hiểu kỹ các phần mềm để có lựa chọn tốt nhất.

Nhân viên cần tuân thủ quy định kho

Mỗi nhân viên bán hàng, nhân viên kho đều cần được đào tạo về phương pháp quản lý kho thời trang theo đúng quy trình, quy định. Kho hàng cần có quy định cấm người lạ hoặc không có phận sự vào trong kho. Phân quyền cho các cấp nhân viên ai làm gì và không được làm gì để tránh đùn đẩy trách nhiệm. Chỉ có như vậy thì chúng ta mới áp dụng và phát huy tối đa hiệu quả các phương pháp quản lý kho thời trang.

1Nhân viên cần tuân thủ nội quy kho

Gắn chip điện tử để quản lý kho thời trang

Hiện nay, chip điện tử là phương pháp chống mất cắp hoặc thất thoát hàng hóa chính xác. Với chip điện tử, chúng ta dễ dàng xác định nguồn gốc sản phẩm, cho phép nhà bán lẻ biết hàng nào đang tồn kho. Những chip này cũng dễ dàng gắn vào quần áo và khó có thể lấy ra nếu không dùng thiết bị. Do chúng được kích hoạt bằng cảm biến gần cửa ra vào. Nếu món hàng thoát khỏi kho chuông cảnh báo sẽ réo lên. Như vậy, chủ cửa hàng có thể kiểm soát hàng hóa với độ chính xác cao nhất.

Gắn chip điện tử lên quần áo
Gắn chip điện tử lên quần áo

Với những phương pháp trên đây, bạn vừa quản lý kho thời trang hiệu quả vừa quản lý tồn kho ở mức tối ưu nhất. Theo đó cũng tránh tình trạng thất thoát hàng hóa.

Chúc các bạn kinh doanh thành công!

Nguồn: Tổng hợp