Để bắt đầu làm quen với công việc quản lý kho theo cách khoa học và hiệu quả thì bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí. Các chức năng của file excel khá đơn giản và bạn hoàn toàn có thể bắt đầu từ nó.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ
Làm quen với số liệu trong file excel quản lý kho
Nếu bạn chưa hình dung được file excel dùng để quản lý kho như thế nào, hãy xem một mẫu dưới đây:
Khi bạn bắt tay vào thiết kế một file excel thì trong file đó bắt buộc phải có những thông tin sau:
- Sổ kho: số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo nhập xuất tồn: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa: chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
- Sổ kho để in: ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn.
Đối với những shop thời trang, cửa hàng nhỏ lẻ có số lượng hàng không nhiều, không đa dạng mẫu mã, chủng loại thì việc sử dụng file excel sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí đầu tư và chi phí trong quá trình sử dụng. Thay vì viết tay truyền thống nhập dữ liệu vào sổ sách thì giờ đây bạn đã có phần mềm quản lý kho excel miễn phí giúp bạn vừa nhập dữ liệu nhanh hơn và lưu trữ dữ liệu tốt hơn.
Lưu ý cách để sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel hiệu quả
Điều đầu tiên trước khi bạn muốn làm việc với excel thì hãy xem xét mình đã có kiến thức cơ bản về excel chưa. Nếu chưa thì hãy học và làm quen với những thao tác cơ bản. Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng excel để quản lý kho nếu bạn không có bất kỳ kiến thức nào về excel. Bởi excel có các hàm tính toán rất phức tạp. Hãy làm quen và thành thạo các thao tác:
- Xử lý tập tin.
- Định dạng và thiết kế bảng in.
- Thao tác về dữ liệu.
- Các hàm tính toán If, countif, sumif, subtotal, vlookup, sum, average…
Khi đã có kiến thức rồi, chúng ta tiến hành thiết kế file excel. Không phải ngành nghề nào cũng giống nhau. Việc thiết kế excel phù hợp với cửa hàng của mình sẽ giúp cho việc quản lý kho diễn ra thuận lợi, dễ dàng, chính xác.
Trong quá trình làm việc với file excel, hãy cẩn thận khi bạn nhập dữ liệu vào file để tránh sai sót hay nhầm lẫn. Một khi nhập sai thì sau này khi muốn tìm lỗi để sửa cũng khá khó khăn.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
- Công cụ hoàn toàn miễn phí.
- Các chức năng của excel đơn giản.
- Hỗ trợ các thao tác quản lý tồn kho, xuất, nhập hàng, thống kê lượng hàng,…
- Có thể tự thiết kế thêm các sheet để quản lý.
Hạn chế khi quản lý kho bằng excel
Mặc dù đây là phương pháp quản lý kho đơn giản, dễ sử dụng nhưng excel cũng còn nhiều hạn chế và tiềm ẩn những rủi ro.
- Mất thời gian cho việc nhập dữ liệu thủ công và dễ xảy ra nhiều sai sót, nhầm lẫn.
- Tính bảo mật không cao, dễ bị mất dữ liệu.
- Việc quản lý bị ảnh hưởng do quản lý công nợ dễ bị nhầm lẫn.
- Không có tính năng cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Trừ khi bạn làm việc trên Google Drive.
- Excel không có chức năng tự động báo cáo kinh doanh.
Lưu ý để quản lý kho hàng hiệu quả
Nếu doanh nghiệp không biết cách quản lý kho hàng hiệu quả thì sẽ có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra:
- Thất thoát hàng.
- Vòng quay tồn kho chậm.
- Tỷ lệ hàng hỏng cao.
- Giá thành sản phẩm có thể tăng cao do quản lý tồn kho kém.
Như vậy, để việc quản lý kho trở nên hiệu quả thì doanh nghiệp bạn cần:
- Sử dụng phần mềm quản lý kho phù hợp.
- Thực hiện quy trình quản lý kho rõ ràng, đầy đủ, khoa học, chuyên nghiệp.
- Có đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả.
Không nhất thiết bạn phải sử dụng phần mềm đắt tiền, miễn sao nó phải phù hợp với quy mô kinh doanh của mình. Hiện nay có 2 loại phần mềm chính:
- Sử dụng file excel.
- Sử dụng phần mềm bằng ngôn ngữ SQL hoặc chạy trên nền tảng web.
Khi đã xác định được bạn muốn gì, nắm rõ cách hệ thống quản lý của mình vận hành như thế nào thì bạn sẽ chọn được phần mềm phù hợp.
Có nên dùng phần mềm chuyên nghiệp
Ở đây mình muốn nói tới phần mềm được viết bằng ngôn ngữ SQL hoặc chạy trên nền tảng web. Bạn có thể lựa chọn sử dụng giải pháp này nếu:
- Bạn có lượng dữ liệu nhập – xuất rất lớn.
- Bạn muốn vận hành theo kiểu máy trạm máy chủ có nghĩa là nhiều máy cùng nhập một lúc.
- Doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh hoặc hoạt động theo hình thức hệ thống.
- Bạn vừa muốn quản lý trực tuyến vừa quản lý trực tiếp.
- Bạn có ngân sách đề đầu tư. Nếu không có ngân sách thì bạn có thể chọn những phần mềm miễn phí nhưng vẫn có đủ chức năng.
Trên đây là những ưu nhược điểm và cách sử dụng phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí sao cho hiệu quả. Để quản lý kho hiệu quả hãy chọn phần mềm thật chất lượng và mang lại nhiều hiệu quả. Bên cạnh đó, giaiphapkhovan.vn không khuyến khích các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh với số lượng hàng lớn sử dụng phần mềm excel để quản lý xuất-nhập-tồn kho.
Xem thêm:
