Kiểm soát nội bộ hàng lưu kho

Kiểm soát nội bộ hàng lưu kho rất quan trong đối với doanh nghiệp hiện nay. Bài viết sau đây cungc cấp cho các bạn một số thông tin về kiểm soát nội bộ trong hàng lưu kho.

Kiểm soát lưu kho

sản phẩm lưu kho: là sản phẩm đã chuẩn bị và sẵn sàng để giao cho khách hàng nhưng được lưu trữ trong kho tại nước ta do khách hàng chưa hoàn tất các nghĩa vụ tài chính để chuyển hàng hoặc có nhu cầu gom hàng để giao cùng một thời điểm. …

Sản phẩm lưu kho vượt quá thời hạn nêu trên có thể được chuyển sang khu vực để hàng hóa riêng.

kiểm soát nội bộ hàng lưu kho

ngày naylàm chủ nội bộ trong công thức hàng lưu kho đang đóng một vai trò vô cùng cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa của các doanh nghiệp, tổ chức.

Làm chủ nội bộ trong quy trình hàng tồn kho giúp các nhà lãnh đạo xác định trạng thái của hàng hóa lưu kho, hạn chế các gian lận và sai sót trong lúc xuất nhập sản phẩmgóp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.

I. Những rủi ro thường gặp và cơ chế làm chủ tương ứng

Quá trình kiểm soát nội bộ hàng lưu kho thường xảy ra rất nhiều rủi ro trong số đó có những nguy cơ có thể lường trước và những điều bất ngờ xuất hiện.

Có nhiều trường hợp nguy cơ không giống nhau sẽ có những cách xử lý và cơ chế làm chủ tương ứng. Dưới dây là một số trường hợp thường gặp và cách giải quyết tốt nhất:

* Trường hợp kho hàng gặp hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí ta sẽ làm chủ nội bộ trong công thức sản phẩm tồn kho như sau:

  • Hạn chế tiếp xúc kho có chứa hàng tồn.
  • kiểm soát quá trình vận tải hàng tồn kho.
  • kiểm tra định kỳ kho hàng.
  • Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định phòng cháy chữa cháy.

* Trường hợp sản phẩm tồn kho vượt mức cần thiết/không đáp ứng nhu cầu thì sẽ kiểm soát như sau:

  • trước tiên cần xác định mức tồn kho tối ưu trong điều kiện cho phép.
  • Báo cáo với cấp trên khi sản phẩm tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn mức an toàn.
  • triển khai các cuộc họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho.

* Trường hợp không đúng lúc giải quyết sản phẩm tồn kho chậm luân chuyển sẽ được kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng hóa tồn kho như sau:

  • Lập báo cáo thống kê tất cả tuổi của hàng hóa tồn kho.
  • Theo dõi sát sao vòng quay tồn kho theo danh mục hàng hóa.
  • Báo cáo thường xuyên về hàng hóa tồn kho chậm luân chuyển.

* Trường hợp các đánh giá không chuẩn xác thành quả của hàng hóa tồn kho thì bạn phải cần làm chủ nội bộ trong quy trình sản phẩm tồn kho như sau:

  • đưa ra quy định cụ thể về cách định giá hàng tồn kho theo tiêu chí nhất định.
  • Theo dõi chuẩn xác tình hình lãi gộp của hàng hóa.
  • Ấn định giá thành định mức và so sánh sự các chênh lệch giữa thực tế và định mức.

II. Các cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro .

Khi làm chủ nội bộ trong công thức hàng hóa tồn kho sẽ có các cơ chế xử lý riêng biệt cho từng tiêu chí để đảm bảo tối ưu khoản chi và giảm bớt tối đa thiệt hại cho doanh nghiệptrong số đó phổ biến nhất là 4 cơ chế sau:

  • Lập các báo cáo thường xuyên về các biến động bất thường của Tuổi hàng hóa tồn kho, tình hình hàng hóa khi bán đi mà bị trả lại, các trường hợp sản phẩm trễ hạn sản xuất, không thể tiêu thụ.
  • đo đạt vòng quay tồn kho theo định kỳ để đánh giá cấp độ an toàn của số lượng sản phẩm tồn kho.
  • đo đạt mức chênh lệch giá thành thực tế với giá thành định mức để đo lường lợi nhuận từ sản phẩm
  • phân tích tình hình lãi gộp của hàng hóa để đưa rõ ra các báo cáo chính xác về lợi nhuận của tổ chức.

III. tóm lược ma trận làm chủ.

Ma trận làm chủ nội bộ trong công thức hàng tồn kho có 2 dạng là làm chủ nội bộ trong quy trình hàng tồn theo hàng dọc và kiểm soát nội bộ trong công thức hàng tồn theo chiều ngang Kết hợp với từng công thức nghiệp vụ.

1. kiểm soát theo chiều dọc.

Kiểm soát nội bộ trong hàng lưu kho theo chiều dọc thường ít được áp dụng vì nó không bám sát vào các danh mục sản phẩm và không cho ra kết quả chi tiết. làm chủ nội bộ trong quy trình sản phẩm tồn kho được thực hiện bằng 2 cách:

  • Theo từng bộ phận.
  • Theo từng cá nhân.

2. làm chủ nội bộ trong quy trình hàng tồn kho chiều ngang liên kết với từng công thức nghiệp vụ:

  • công thức xuất hàng hóa.
  • công thức nhập hàng hóa.
  • công thứctính tiền lương.
  • công thức kế toán tài chính.
  • quy trình chi tiêu cho công ty.
  • quy trình tạo ra sản phẩm.
  • công thức quản lý sản phẩm tồn kho.
  • Và một số công thức nhỏ khác.

IV. 7 Bước kiểm soát hàng lưu kho.

Bước 1: mở đầu

Tổ chức và quản lý một cách có bộ máy quy trình xuất – nhập sản phẩm vào kho, lưu giữ các chứng từ, dán nhãn mác (barcode) của toàn bộ sản phẩm hoặc các giấy tờ liên quan có thành quả liên thành.

Tạo ra quy định bảo quản hàng hóa và quy cách đóng thùng hàng hóa sao cho việc khuân vác, vận chuyển, kiểm đếm đơn giản và làm chủ được thuận tiện.

Bước 2: làm chủ nội bộ trong quy trình sản phẩm tồn kho đầu kỳ

Kiểm đếm thực tế toàn bộ hàng tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu với sổ sách kế toán sao cho khớp nhất để kịp thời xử lýđiều tiết số liệu sao cho trùng khớp với số lượng tồn kho đầu kỳ.

Bước 3: Nhập sản phẩm vào kho
  • công thức nhập kho gồm các chuyên môn sau: Mua sản phẩm, gia công hàng hóasản xuất sản phẩmxử lý nguyên vật liệu thừa và các phế phẩm, hàng bán trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.
  • thông thường trong khi kiểm soát nội bộ trong công thức hàng tồn kho sẽ có một số nghiệp vụ đã tự tạo phiếu nhập và được lưu giữ dữ liệu, hiển thị trong màn hình nhập kho nên không hẳn phải tạo lại các chứng từ nhập kho.
  • Thực hiện việc kiểm đếm với công dụng quét barcode sản phẩm và đối chiếu kỹ càng với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập hàng hóa vào kho.
Bước 4: Xuất hàng hóa ra khỏi kho
  • công thức xuất kho gồm các chuyên môn sau: bán hàng, xuất nguyên vật liệu sản xuất – gia công hàng hóa, hàng mua trả lại, thực hiện chuyển kho và cân đối kho.
  • cũng như bước nhập kho, khi kiểm soát nội bộ trong quy trình sản phẩm tồn kho, thường một số chuyên môn đã tự tạo phiếu xuất kho và được lưu giữ dữ liệu sẽ xuất hiện trong màn hình xuất kho nên không cần phải tạo lại các chứng từ xuất kho.
  • Thực hiện việc kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu dữ liệu đấy với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất kho sản phẩm.
Bước 5: Quản lý sản phẩm tồn kho
  • Để làm chủ nội bộ trong công thức hàng hóa tồn kho được tuyệt vời nhất thì bạn phải cần theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và thường xuyên kiểm tra , đối chiếu với thực tế.
  • Cần thực hiện việc truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu nếu phát hiện thấy sai
  • Sản phẩm cần tồn kho an toàn để đặt mua tránh hiện trạng phung phí tài nguyên.
  • Cảnh báo hàng hết hạn sử dụng để thanh lý đúng lúc, tránh gây mất mát không đáng có.
Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang tháng mới
  • đây chính là bước quan trọng khi kiểm soát nội bộ trong công thức sản phẩm tồn kho, việc kiểm duyệt sổ sách, kiểm kê hàng hóa thực tồn vào cuối tháng sẽ giúp doanh nghiệp làm chủ tốt sản phẩm của mình.
  • Thực hiện việc kết chuyển số dư cuối tháng sang đầu kỳ tháng mới.
Bước 7: Kết thúc
  • đây chính là bước cuối cùng để kết thúc quá trình kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng hóa tồn kho.
  • bạn cần lưu giữ chứng từ phiếu nhập hàng hóa, phiếu xuất sản phẩm và các báo cáo tồn kho để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
  • Thường xuyên cảnh báo tồn kho an toàn và hàng thanh lý để chuyên môn tồn kho được hoàn thành hơn.

Next Post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Recommended

Welcome Back!

Login to your account below

Create New Account!

Fill the forms bellow to register

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

error: Xin đừng coppy
Are you sure want to unlock this post?
Unlock left : 0
Are you sure want to cancel subscription?